− 
 − 

О СООТНОШЕНИИ ПРАВИЛ ОФОРМЛЕНИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ТРЕБОВАНИЙ НОРМОТВОРЧЕСКОЙ ТЕХНИКИ

РУЗОВА И.В.,

главный советник отдела конституционного права управления

конституционного и международного права Национального центра

законодательства и правовых исследований Республики Беларусь

 

 

Материал подготовлен
с использованием нормативных
правовых актов по состоянию
на 27 мая 2019 г.

 

Деятельность любой организации основана на работе с официальными документами.

Справочно:

Под официальным документом понимается документ, созданный организацией или должностным лицом в процессе осуществления их функций, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. № 18).

В зависимости от статуса организации, направлений ее деятельности, целей и задач, которые перед ней стоят, в организации образуется соответствующий массив документации. Так, практически в каждой организации ведется работа с отчетно-плановой, бухгалтерской, кадровой, хозяйственной документацией, осуществляется переписка с контрагентами, государственными органами, иными организациями, гражданами и т.д. В ряде организаций ведется внешнеэкономическая, договорная, претензионно-исковая деятельность, которая также сопровождается составлением определенного рода официальных документов. Все эти документы оформляются с соблюдением установленных законодательством требований.

С учетом специфики деятельности организации в ней может образовываться медицинская, банковская, таможенная, налоговая, строительная, научная и иная документация. Для создания и ведения такого рода документации законодательством установлены специальные правила, которые могут отличаться от правил составления обычных документов.

Определенная специфика присуща также деятельности государственных органов, многие из которых обладают статусом нормотворческих органов и наделены полномочиями на принятие нормативных правовых актов. Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов определен Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее – Закон о НПА).

Законом о НПА установлены требования нормотворческой техники (приложение к Закону о НПА), которыми определены правила оформления проектов нормативных правовых актов, в том числе, касающиеся формулирования названий нормативных правовых актов, способов написания в них дат, согласования, утверждения, структуры, нумерации, ссылок на другие нормативные правовые акты и т.д.

На практике часто возникает вопрос, должны ли эти требования соблюдаться при подготовке иных официальных документов?

Не претендуя на охват всего спектра официальных документов, попытаемся ответить на данный вопрос применительно к организационно-распорядительной документации, работа с которой ведется практически у всех субъектов хозяйствования.

Справочно:

Под организационно-распорядительной документацией понимается документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. № 18).

Прежде всего, необходимо определиться, какие именно виды документов относятся к организационно-распорядительным.

Все организационно-распорядительные документы можно разделить на три группы:

– распорядительные документы;

– организационные документы;

– справочно-информационные документы.

Примерный перечень видов организационно-распорядительных документов отражен в нижеприведенной таблице.

 

Распорядительные документы

Организационные документы

Справочно-информационные документы

приказ, распоряжение, указание, постановление, решение

устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, инструкция и др.

акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка и др.

 

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим порядок подготовки организационно-распорядительных документов, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Обратите внимание!

Инструкция № 4 устанавливает лишь общие требования к подготовке документов. Требования к подготовке документов в конкретной организации разрабатываются самими организациями с учетом требований Инструкции № 4 (пункт 4).

Исходя из пункта 1 Инструкции № 4, ее нормы распространяют свое действие на все организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. При этом под действие Инструкции № 4 не подпадают документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации) (часть шестая пункта 3).

Частью пятой пункта 3 Инструкции № 4 предусмотрено, что в отношении отдельных видов документов законодательством могут устанавливаться особенности их подготовки. К числу таких документов, в частности, относятся:

– документы, содержащие государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию;

– обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением;

Справочно:

Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей определен постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786;

– заявления заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иные документы, связанные с осуществлением административных процедур.

Справочно:

Порядок ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях определен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39.

Из Инструкции № 4 также следует, что подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов осуществляется с учетом особенностей, установленных Законом о НПА (часть вторая пункта 3).

Справочно:

Данная норма ранее отсутствовала в Инструкции № 4 и была введена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 в рамках приведения законодательства в соответствие с Законом о НПА.

Анализ иных норм Инструкции № 4 показал, что в ней не содержится предписаний, согласно которым при подготовке организационно-распорядительной документации, создаваемой в организации, должны применяться требования нормотворческой техники, установленные Законом о НПА.

При этом Законом о НПА предусмотрено, что при подготовке проектов нормативных правовых актов применяются требования законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (в том числе Инструкции № 4), если они не противоречат Закону о НПА (абзац седьмой пункта 1 статьи 28).

Следует отметить, что в отдельных нормах Инструкции № 4 содержатся специальные оговорки о том, что проекты нормативных правовых актов оформляются по иным правилам. Так, в частности, в отношении оформления дат (пункт 46), грифов утверждения и согласования (пункты 52 и 59, соответственно) предусмотрено, что такие реквизиты в нормативных правовых актах оформляются в соответствии с Законом о НПА. Такой подход свидетельствует о нормативно закрепленных различиях в оформлении организационно-распорядительной документации и нормативных правовых актов.

В то же время в Законе о НПА отсутствуют требования, согласно которым правила подготовки проектов НПА должны применяться при подготовке иных официальных документов. Данный вывод следует из сферы действия Закона о НПА, которая распространяется лишь на подготовку нормативных правовых актов, принимаемых (издаваемых) нормотворческими органами (должностными лицами) (статья 1 Закона о НПА).

Справочно:

Под нормотворческим органом (должностным лицом) понимается государственный орган (организация) (должностное лицо), уполномоченный Законом о НПА и иными законодательными актами на принятие (издание) нормативных правовых актов (пункт 12 статьи 2 Закона о НПА).

Принимая во внимание, что субъекты хозяйствования не являются нормотворческими органами и не обладают правом принятия официальных документов в виде нормативных правовых актов, требования нормотворческой техники, установленные Законом о НПА, не распространяются на порядок подготовки официально-распорядительных документов, создаваемых такими субъектами.

Таким образом, на основе проведенного анализа нормативных предписаний Закона о НПА и Инструкции № 4 можно сделать вывод, что при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации (в том числе писем, претензий, исковых заявлений и т.д.) субъекты хозяйствования не обязаны руководствоваться требованиями нормотворческой техники, установленными Законом о НПА.

В подтверждение данного вывода полагаем возможным привести несколько основных отличий при оформлении организационно-распорядительных документов и проектов нормативных правовых актов.

 

Требования нормотворческой техники

Требования Инструкции № 4

Правила оформления даты

Даты в акте оформляются словесно-цифровым способом. При этом в датах принятия (подписания, заключения иным способом) международных договоров слово «год» употребляется без сокращения. В датах принятия (издания), вступления в силу иных актов, а также в датах в тексте актов употребляется сокращение слова «год» – «г.» (п. 7)

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом.

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа год оформляется четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой (п. 46)

Правила оформления грифа утверждения

Утверждение акта оформляется грифом утверждения.

Гриф утверждения состоит из:

– слова «УТВЕРЖДЕНО»;

– вида утверждающего акта;

– даты принятия (издания);

– регистрационного номера утверждающего акта (п. 3)

Документ может утверждаться двумя способами:

1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

2) издания распорядительного документа (составления протокола) (распорядительный акт издается в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением).

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом собственноручной подписи гриф утверждения состоит из:

– слова «УТВЕРЖДАЮ»;

– наименования должности лица, включая наименование организации;

– собственноручной подписи должностного лица;

– расшифровки подписи;

– даты утверждения.

При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из:

– слова «УТВЕРЖДЕНО»;

– названия вида документа;

– даты;

– регистрационного индекса (п. 52)

Правила оформления грифа согласования

Отметка о согласовании состоит из:

– слова «СОГЛАСОВАНО»;

– наименований государственных органов (организаций), с которыми согласовывался проект акта.

Отметка о согласовании располагается на лицевой стороне проекта акта ниже обязательного реквизита «Должность, подпись, инициалы (инициал собственного имени) и фамилия должностного лица (лиц), уполномоченного подписывать нормативный правовой акт» от левого края строки (п. 5)

Отметка о согласовании (при внешнем согласовании документа) состоит из:

– слова «СОГЛАСОВАНО»;

– наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации);

– собственноручной подписи должностного лица;

– расшифровки подписи;

– даты.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа (п. 60)

Требования к структуре документа

Основными структурными элементами акта являются преамбула, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, пункты, подпункты, части, абзацы, а в предусмотренных требованиями нормотворческой техники случаях, – позиции и подстрочные примечания (п. 17)

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (п. 73)

Порядок применения ссылок на нормативные правовые акты

При применении ссылки на Конституцию Республики Беларусь или кодекс (их структурные элементы) указываются только их названия (п. 39).
При первичном применении ссылки на акт (его структурный элемент) (за исключением Конституции Республики Беларусь и кодексов) указываются:

– точная (до абзаца) норма, на которую делается ссылка (при применении ссылки на структурный элемент акта);

– вид акта;

– дата принятия (издания) акта;

– регистрационный номер акта (за исключением Конституции Республики Беларусь и кодексов);

– название акта (п. 40).

При повторном и последующих применениях ссылки на закон (его структурный элемент) указываются:

– вид акта (Закон Республики Беларусь);

– название акта.

При повторном и последующих применениях ссылки на иной акт (его структурный элемент) (за исключением Конституции Республики Беларусь и кодексов) указываются:

– вид акта;

– дата принятия (издания) акта;

– регистрационный номер акта (п. 41)

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием:

– его наименования;

– даты;

– регистрационного индекса;

– заголовка (п. 99)*.

 

 

 

____________________
* Требований к применению ссылок на нормативные правовые акты в текстах иных видов документов (в том числе писем, претензий и т.д.) в Инструкции № 4 не содержится